GEPU: volledig gedigitaliseerd bezorgproces door DistriRijden

Waar horecagroothandel GEPU voorheen bergen papier en administratieve mankracht nodig had, is het hele bezorgproces nu gedigitaliseerd en grotendeels geautomatiseerd dankzij onze app DistriRijden. Ook voor de chauffeurs levert dit een hoop gemak op: ze krijgen bijvoorbeeld automatisch de optimale route voorgeschoteld, hoeven niet meer aan te rommelen met stapels papieren pakbonnen en hebben altijd alle informatie meteen bij de hand op hun tablet. 

“Voorheen was het hele bezorgproces gebaseerd op papier”, blikt planner en desktop support engineer bij GEPU Thierry Elzenaar terug. “Daarbij werkten we altijd met dubbele vellen: één voor de eigen administratie en één voor de klant. Alles moesten we dus twee keer opschrijven en dat werd vervolgens door drie verschillende mensen bekeken. Daarbij gebeurde het regelmatig dat we terug moesten naar een chauffeur om te vragen wat er nu precies op een pakbon stond.”

Sinds de implementatie van onze app DistriRijden is alles gedigitaliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd, van de optimale route voor chauffeurs en het digitaal tekenen van pakbonnen tot retourenafhandeling en automatische emballageregistratie. Tijdens de rit kunnen de chauffeurs van GEPU gemakkelijk orders aanpassen en opmerkingen toevoegen. De chauffeurs gebruiken een tabletapplicatie die is gekoppeld aan ons ERP-systeem: wijzigingen via de app worden direct gemuteerd in het ERP.

De applicatie heeft GEPU een aantal grote voordelen opgeleverd, vertelt Elzenaar. “Zo heeft het een hoop tijd vrijgemaakt voor de mensen die alles moesten nakijken om de fouten eruit te halen. Daarnaast levert het een hoop gebruiksgemak op én is het minder foutgevoelig. Ook scheelt het bergen papier. Ga maar na: voor elke klant hadden we twee papieren pakbonnen die soms wel vier A4’tjes waren, terwijl je misschien wel zestig klanten per dag hebt.”

Ook voor de chauffeurs heeft de applicatie een hoop opgeleverd. Elzenaar: “Het betekende een verandering van de standaardwerkwijze, dus aanvankelijk waren er wat tegenstribbelingen. Al snel zagen de chauffeurs echter in dat sommige dingen veel makkelijker gaan, zoals het terugregistreren van retouren en het toevoegen van opmerkingen. Bovendien staat alle informatie van de klant, bijvoorbeeld dat er speciale condities gelden of dat wij sleutels hebben van de horecazaak in kwestie, overzichtelijk op de pakbon.”

DistriRijden is ooit door Distri Data ontwikkeld op initiatief van GEPU, maar wordt inmiddels door meerdere bedrijven en talloze chauffeurs gebruikt. Elzenaar: “We hebben destijds wel gekeken naar alternatieven, maar die hadden niet de features die wij zochten. Daarom hebben we Distri Data gevraagd om een bezorgapplicatie te ontwikkelen.”

Binnen de samenwerking roemt de planner en desktop support engineer met name de meedenkendheid en flexibiliteit van Distri Data. “Onze suggesties worden altijd snel en goed geïmplementeerd, dat is niet bij alle softwarebedrijven even makkelijk.”

Distri Data kijkt continu, in samenspraak met klanten, naar mogelijkheden om het ERP-systeem voor de groothandel en de bijbehorende applicaties door te ontwikkelen. Momenteel leggen we de bijvoorbeeld de laatste hand aan een omvangrijke upgrade van DistriRijden. Daarin worden onder meer nieuwe functionaliteiten uitgerold zoals het tonen in de app van emballagetotalen van alle orders of per route, het geven van instructies aan chauffeurs (die binnenkomen als pushmelding) en het notificeren van klanten dat de chauffeur eraan komt.

Daarmee wordt een groot deel van het huidige wensenlijstje van GEPU ingewilligd. De horecagroothandel blijft echter altijd op zoek naar innovaties, vertelt Elzenaar: “Zo zouden wij graag de chauffeurs in-app kunnen tracken. Gelukkig heeft Distri Data toegezegd deze functionaliteit te gaan ontwikkelen.”