Office Centre: enorme besparingen door één geïntegreerd ERP systeem

Al sinds de oprichting van Office Centre drijft de kantoorgroothandel met 32 vestigingen op ons groothandel-ERP Distri ERP. “Als één geïntegreerd systeem voor al onze kernactiviteiten is het echt de slagader binnen ons bedrijf, die ons een enorme bespaarslag heeft opgeleverd.”

“Inkoop van handelsgoederen, facturatie, voorraadbeheer, debiteurenbeheer, boekhouding: we gebruiken Distri ERP voor het grootste deel van onze kernactiviteiten”, zegt Richard Houppermans, algemeen directeur van Office Centre Nederland. “Als ons core-ERP is het echt de slagader binnen ons bedrijf, al sinds de oprichting van Office Centre in 1990”.

Office Centre is oorspronkelijk ontstaan vanuit Makro. “Iedereen vond Distri ERP destijds maar een rare kleine eend in de bijt, maar voor ons heeft het altijd méér gedaan dan wat we nodig hadden. En altijd als we iets wilden wijzigen, was dat relatief eenvoudig. Dat is bij de grotere ERP leveranciers vaak wel anders. Daarnaast is voor ons de stabiliteit van het systeem heel belangrijk. En die staat als een huis”, aldus Houppermans.

“Van een klantendatabase tot voorraadmanagement en zelfs een stuk accounting: het is bij ons allemaal verenigd in Distri ERP. Het is dus een volledig geïntegreerd systeem en dat maakt het zo uniek”, stelt de directeur. 

Het belang van het ERP voor Office Centre wordt aangetoond door het feit dat de online omgeving volledig is gekoppeld aan Distri ERP, inclusief basket calculatie. Houppermans: “We hebben er echt voor gekozen om Distri ERP, en dus niet de website, leidend te laten zijn in het hele online proces. De rest is allemaal ontwikkeld op basis van koppelingen.”

Van oudsher zijn er korte lijntjes tussen de developer van Office Centre en Distri Data, vertelt Houppermans. “Een half woord is vaak al voldoende om iets live te krijgen. Die flexibiliteit heeft ons heel goed geholpen de afgelopen jaren. Er is in het verleden zeer intensief door Distri Data meegeschakeld, onder meer door de ontwikkeling van de module Paperless goods receiving voor ons”.

Op instigatie van Office Centre heeft Distri Data een jaar of vijftien geleden een module voor procure to pay ontwikkeld. Houppermans: “Paperless goods receiving heeft ertoe geleid dat onze leveranciers grotendeels geautomatiseerd hun rekeningen betaald krijgen, mits ze leveren conform afspraak.” Daarbij wordt de prijs van de order van tevoren afgestemd met de leverancier. Als alles klopt, wordt de rekening automatisch klaargezet. “Het proces loopt volledig in Distri ERP. Dat is redelijk uniek – zeker vijftien jaar geleden – en heeft ons een enorme bespaarslag opgeleverd.”